工程主管如何做内控管理（上） - 安防知识网

大部分的工程商视工地现场为主要工作的重心，然而，工程主管更应做好内控的工作，因为一旦内控做得好，就可以减少许多弊端，工率自然也可提高不少。

我们常常听到业内人士说，现在工程的利润非常微薄，一切都要靠管理，工程有工程管理，业务有业务管理，财务有财务管理，资材有资材管理，管理得当企业自然会有盈余，管理不当则会影响公司正常营运，严重的话，甚至会造成公司倒闭。

内控管理是企业管理的一环，管理没有一定的模式与标准，每个人的管理模式与管理方法都不尽相同，但目的都是一致的，无非是希望让企业减少损失，增加企业运作的流畅性，以及增加效率来提高收益。我个人对管理的定义是，以最少的时间及成本达到最高的管理成效，本期将就本人实际操作的管理模型和大家进行分享。

内控的重要

个人能处理的工作量有限，即使再能干，顶多也只能做三倍的工作，聪明的管理者应该建立一套工作的标准流程，尽量将工作进行适当分配，即使管理者不在，工作也能顺利进行。管理者就像铺设铁轨的人，而铁轨就是作业的标准流程，只要铁轨铺设得宜，火车自然会在铁轨上平稳行驶。

没有做好管理，企业一定会损失。例如：业务人员每天外出都是打混摸鱼，业绩将无法增进，或是业务人员将案子转到其它公司或自行找人施工等；其它如项目工程出纰漏、施工品质低劣、进度落后，或是任由下包商领用线材物料毫无管制，再好的毛利都会被侵蚀掉。如果内控没做好，上述衍生的问题就有可能会一再发生。

工程商如何建立内控管理机制\

每个管理人员的个性与行事风格不同，如何建立内控机制，完全要看每位管理人员。例如：工程商最头痛的问题便是请款，有些业主找借口不准时支付工程款，此时我们应建立一些管理机制来预防，在阶段性验收合格时立即让工地主办人员签认，或送请款单、发票让业主签收收据，再打电话到公司财务部，确认发票是否送到该公司，以及何时可以领到款项，然后再注意是否准时付款，一有问题出现要立即解决，以确保公司权益。

如何当一名优秀的业务主管

一位优秀的业务主管，一定要具备几个特质:第一，了解市场和消费者的需求，知道牛肉（商机）在哪里；第二，懂得经营、管理和策划；第三，对市场敏感度高，涉猎范围要广，除本业之外，对其他专业也要有所涉猎，并具有归纳整合能力；第四，具有教育训练能力，能够不断激励员工，并与员工们分享成功经验；第五，拥有强而有利的执行力，贯彻整个业务的推动。\r\n 业务管理者对市场敏感度一定要够，以了解最新发展趋势及客户需求，而最新发展趋势必须靠不断地看杂志与参观展览，并将新产品整合到客户所需的系统内，创造另一个“蓝海策略”。

业务面的内控管理

业务部门是一个企业中真正赚钱的单位，但也是最难带的单位。新进的业务人员常常因为业绩难以扩展而阵亡，而业绩好的或较资深的业务人员有时会因为观念走偏，轻则态度傲慢，重则另起炉灶与母公司打对台互相竞争，这种商业戏剧每天都在上演，身为公司业务主管或经营者一定要用心管理，将可能伤害公司的情况降到最低。

平常的客户数据管理更是重要。业务部门每日早上须召开业务会议，所有业务人员均须报告昨日业务进行状况，以及今日的行程如何安排，由业务主管检视，再适时加以修正。填写日报表是业务人员每天必做的工作，填写的重点在于今天的行程进行是否顺利，以及洽谈内容，在日报表内都需记载洽谈时间、接洽人、联络电话、洽谈内容等，好让业务管理人员作稽核。

另外，每周需要有一次周报表，业务人员要将手头上正在进行的案子，作详细的进度叙述，并由每位业务人员评估每个案子成交的机率，例如：上周成交机率是60%，而本周成交机率是70%，表示案子一直往正面的方向发展，如果是降为40%，则表示有状况出现，这时业务主管就须适时加以协助。

除此之外，还需填写业绩成交统计表，内容为上周成交金额、本月累计成交金额、年度累积成交金额以及最近成交日期，以方便业务主管作业绩管理，并让每个业务人员可以看到其它同仁的成绩，起激励作用；至于主管也可根据最近成交日来判断业务人员的业绩进帐，若是业务人员进入低潮期或业务方式不对，业务主管应协助业务人员度过低潮期。

业务面检讨的项目

工程商在业务面常遇到的问题大约有下列几种状况：

业绩下滑

造成业绩下滑的原因很多，包括：

1.市场枯竭：

业务人员一旦客源不足，又不开发新客源，很快就会进入市场枯竭的瓶颈。业务管理者很容易从业务日报表及业绩管制表中看出来，当有上述警讯出现时，就应进行进一步的激励及辅导。

2.业务人员本质学能不足：

由于每一个人的学经历不同，能力也不同，工程素养也不同，所以技术好的不一定业务做的好，如果业务人员对于工程的本职学能不佳，将导致案子不易取得，或公司必须付出相当大的代价才能完成。业务管理者在业务人员未真正上线时，要多多加以关心及辅导，报价前应该检视其报价内容是否合理，一定要等到没有错误时才可以放手，让其独立作业。

3.谈判及议价能力不足：

当案子进入议价阶段也就是要收成的时候了，有时候成交与不成交就在一念之间，然而在收放之间要拿捏得宜也并不容易。如果因误判而漏失掉，这对于业务人员的打击是很大的。业务管理者在平常就要对业务人员做教育训练仿真攻守状况，或与业务人员一同参与议价，当议价结束后与业务人员讨论，并告知议价过程中与业主攻守的状况，总之，就是要不断的磨练与学习。

4.严重的客户投诉：

客户投诉是业绩瞬间下滑的最主要因素。不是每位客户都是理性可沟通的，也没有任何一家公司有把握在技术、产品或服务上可以做到完美无缺，但如果没有在第一时间处理好客户的投诉，不仅会失去客户信任，甚至会失去这个客户。

为了避免上述情形，公司管理者首先必须先认真倾听客户所有投诉，让客户的情绪有一个合理的出口，达到降温的效用，不要在第一时间，就急着说明或回答客户的问题，在第一时间只能接受，态度上要表现出感同身受的感觉，以便缓解客户情绪；再来就是要培养危机处理能力，千万不要怕事，从初步判断、接手处理到问题理清，都需要靠智能，最好能在第一时间正确处理客户的问题。

业务人员的流失

好的业务人员可遇不可求，且业务工作是一个高挫折感的工作，所以工程商除了要积极寻找和培养好的业务人员外，还需要减少好的业务人员流失，而一般会造成业务人员流失的原因大概有以下几点：

1.业务人员心态疲惫：

造成这种状况的原因包括工作认真却得不到相对的成效、连续被客户泼冷水或吃闭门羹而产生信心危机、业绩绩效佳却得不到该有的报酬、与业绩不好的同事互动过多而被负面情绪影响、发现公司的产品或服务品质有问题而无法说服自己、寻求主管协助时得不到相对支持、对未来突然失去人生方向及工作动力等。

上述原因大部分是和情绪或感觉有关，很多是可以在第一时间加以防范处理的，只要业务主管人员能落实与业务人员常沟通，并多多关心每位部属，在第一时间内勇于面对问题，其就不会恶化或扩散。

2.同行挖角：

大部分的人都深信，从同行中挖角现成的优秀业务人员，就可以马上立竿见影，为企业带来业绩，也是建立业务团队最快的方法。但能持续处于巅峰状态的业务人才，是不轻易变动的，除非有优厚的条件或现实的需求。例如：当业务人员出现负面的想法时，或处于低潮瓶颈期，此时就很容易就会动摇业务人员的忠诚度。

当业务人员有二心时，最明显的特征是，明明有能产生业绩的客户，却停滞不前，不积极求成交；有些业务人员也会想掌握公司的资源，以便到新公司时能在第一时间有所表现，这对企业的影响很大，不仅大幅打击业务单位的士气，尤其当被挖角的人是具指针性的人员或主管，往往会造成一段长时间的业绩震荡。

所以，当业务部门有这样的讯息产生时，要第一时间约谈当事人，除了警告提示外，也可积极修护业务人员的信心。业务主管在平日的业务会议（包括早会或例会）对于业务人员正在进行的项目，须逐一了解目前的状况，并督促尽快成交，若发现业务人员报告有闪烁其词的状况时，业务主管马上要深入了解，且不排除介入项目。

3.自行创业：

安防工程业门槛不高，两个人就可成立一家公司，资本额50万也可做，所以有些业务人员觉得，当付出与报酬不成比例时，就会出现自行创业。然而想要自行创业的业务人员或主管，通常都具有不错的业务能力和人脉，当然这资源绝对是从旧公司所获得的，自行创业也须靠这些资源，到最后变成与老东家争食大饼，有些甚至做的比旧公司还好。

企业主管平常在观察每位员工时，发现能力强的业务或工程人员，一定要提供一个可以满足他的工作机会，让他尽情的发挥，把阻力化成动力，危机变转机，否则同业中每天都会上演跳槽、与老东家唱对台戏。