上期我们重点谈论了内控管理的重要性以及业务面的有关内控管理工作，本期我们继续有关内控管理的话题，来谈一下工程单位和财务部门的内控管理工作以及如何透过财务面看出各部门的问题。\r\n
工程单位内控管理\r\n 工程单位有如工厂里的机器设备，当原料(线材设备)放进设备(工程施工单位)中制造，成品就是系统整合架构完成。工务单位一般可分成三个部分：工程管理单位、工程施工单位以及工程维修单位\r\n
工程管理单位\r\n 由于工程师不需施工，其主要职责为负责工程进度的安排、材料请购、材料数量控制、与业主协调及请款。身为工程主管要确切掌握每个工程师所管辖的项目工程进度，每天上班一定要开早会，了解每位工程师昨日的问题及今日工作的安排，看看是否需要工程主管的帮忙和交办事项，若有不恰当之处应给予修正。此外每位工程师的行程均要交代清楚并做成书面纪录，工程主管要不定时到各工地稽核，除此之外做些管理表格来辅助也是不错的方法，例如可制作一张项目管理表，将每一位工程师目前进行中之项目工程做成一张管理表，每张管理表记载每个项目工程的名称、工地负责人、电话、进度、工地请款日、请款统计表以及各工程师请款累积比较表，这样工程主管很容易从这张表中得知每个项目工程的进度及请款状况，甚至可作为考绩评核的参考，年底也可以依各工程师请款金额给予评核，作为奖励及职务调整参考基础，一样领30000元的二位工程师，一位一年请款1000万，而另一位请款500万，对公司的贡献度就可以比较出来一些。除此之外，工程师与工程师之间良性竞争，提升自己，而主管只要做好目标管理就好了，抓准管目标让工程师尽情发挥。\r\n
工程施工单位\r\n 施工单位为实际参与现场施作的工程师，施工工程师最重要的是技术与工率，每次出工之前需将工作所需之设备、线材统计整理好，并将施工顺序安排好，做好计划后到工地才不会手忙脚乱不之从何做起。等到你到现场才计划做什么已经浪费很多时间了，身为工程主管一定要好好正视。一位有经验的工程主管，很容易从每日的工作日报表看出每位施工工程师努力的程度。就住宅大楼而言，现场拉线一对人手（二个人）每日标准完成的户数是固定的，一样的工作不同的工般，展现出来的效率就会不同，他牵涉到工程经验、技术、动线安排、工具及材料的准备，有些施工工程师到现场后立即展开工作准备，进而进行施工；而有些工程在前往工地途中买个早餐买个饮料，到现场吃完早餐后抽根烟，聊个天才跚跚上工，此时上工距离中午下班已经剩下1.5~2个小时，我想很多工程主管都曾遇到这种状况，当你看到这篇文章后，回想一下我们的公司是不是也是这样，如果是那就赶快整顿吧！有些工程主管认为自己是吃头路的，反正亏本是公司的事，效率不好也是公司的事，只要瞒天过海、工程不出事就好了，像这种工程主管，我想公司管理者应尽早做些调整，让不适任的工程主管离开主管职或者离开公司，否则一只害虫会破坏整个公司，甚至会影响整个工程部门，工程主管与业务主管是工程商两大支柱，公司会不会赚钱，这两位主管的观念及态度非常重要，然而要找到称职的工程主管并不是易事，除了自行培养之外，就是要靠运气了，听起来有点无奈，但现实环境就是这样。\r\n
工程维修单位\r\n 维修单位负责工程完工后的保养及维修。维修是最佳业务后盾，工程商如果能把维修工作做好，那对业务接案的帮助是非常大的。维修若要做的好，一定要专职，遴选态度、技术、经验佳之优秀工程师担任。\r\n 当公司第一时间接到报修电话，一定要有耐性倾听客户的抱怨，并切登记维修项目、日期、故障状况、客户的联络电话及住址，基本资料填妥后，需要给客户一个受理编号，我想，大家应该都有一个共同的经验，那就是客户或是大楼管理员先生说有打电话来报修，而公司却没有报修纪录，导致出现严重的客诉，如果有告诉维修编号，遇到争议时可请客户告知受理编号，就可知道问题所在了，若遇到保固期限过了，如必须收费，应将收费标准告知客户，并输入计算机管制维修进度。说到维修，维修纪录表示不可少的，表格的设计依各公司方便管理为基础，但有几项是不可少的，包括：报修日期时间及维修完工时间、报修项目及内容、客户姓名及连络方式、故障原因、处理状况、保固期限、收费情形、及客户确认。表格内所有项目都有他的功能在，报修日期及完工日期是在评估维修人员的效率，维修时间过长容易造成更严重的客诉，或者是维修人员技术好坏的观察指针、故障原因及处理状况，可反应出材料品质及施工品质，可将每笔的故障状况做统计分析，借着这个数据请厂商改善材料及施工品质，并将处理状况变成工程人员的教育训练教材，保固期限与收费状况是相关连的，保固期限的订定是与工程验收有关；工程的保固与维修也是公司经营成本之一，维修常常造成很多工程商的重大负担，所以维修的内控也非常重要。\r\n
财务单位内控管理\r\n 财务管理对于任何企业都是非常重要的。企业那么辛苦的经营为的就是要营利，说白话一点就是要赚钱，有些工程商会拿工程案子，但是收款却是不太理想；另外，工程商主管要随时注意自己的财务状况，包括：应付帐款、应付票据、应收帐款、应付票据、现金流量、请款状况等，笔者本身不具财经背景，但愿意将实际管理方法和《安全&自动化》杂志读者分享，如有更好的管理模式敬请指教。\r\n 收款问题要从案子要决标的时候就要开始注意了，要注意什么呢？当然就是付款方式了，付款方式的决定大约有三个方式，第一由业主直接写在投标单上，这种的付款方式，就要由工程商仔细评估自己的财务状况及收款风险，要将收款成本列入估价成本内，如果是私人企业可尝试与业主沟通争取较有利的付款方式，争取了就会有机会；第二是与业主协商订定，这类的付款方式就要考验议价人员的谈判功力了，因为付款方式与决标价格有一定的关系，所以业务谈判人员在议价谈判前应先做功课，仿真会发生的状况，例如在议价的时候可降少许的价格，而争取订金货免保留款（保固款）；第三是由工程商自订的付款方式，这种状况较少，由于主动权在工程商的手中，所以制定付款方式时尽量以我方有利的放式制定，但是不可太离谱，否则会引起业主抗议，甚至会大幅修改付款方式就得不偿失。争取付款方式就是尽快收到工程款，不要留保留款，有些保固款可以以商业本票代理，工程商的利润都在保留款或是保固款内，不可放弃。再来就是工程进行中的请款或是收款，当工程进行过程中每月有进度时，达到估验请款的数量一定要请款，请款时一定要记得附上估验单、发票及请款单，并且要由甲方人员签收才可，接下来就要由会计单位来注意请款日期到了工程款有没有收到的事宜，工程主管定期检验应收帐款收款情形，了解应收而未收的状况。\r\n
如何从财务面看出各部门的问题\r\n 我想大多数的工程商主管或是老板多不具财经背景，故在财务管理尽量做到简单正确为主。笔者每日要求会计要制作会计日报表，通过日报表可以使我们在最短的时间内知道整个公司的营运状况及财务状况。\r\n 会计日报表里面包括几个大项，\r\n 一、应付帐款：显示到目前为止收到厂商的发票或是请款单列入应付帐款的金额，采用累加的方式纪录，可以让我们了解进货状况。\r\n 二、应付票据：显示每月已经开出支票的总额，可以预估每月所需的资金。\r\n 三、应收帐款：显示已经开出请款单或是发票总额，经营者应该知道每月的营业额才会达到损益平衡。这应该在收帐款的请款单开出的时候，需要他一个编号，待收到货款时依照请款单编号将应收帐款冲掉。从这个字段我们很容易看出应收而未收的帐款，有些帐款如果没有人催收容易变成呆帐，身为公司经营者应该在事情快发生前尽快处理。\r\n 四、收票据：显示已经收到的支票。应收票据的字段中需显示前日结存、本日收到的支票、本日兑现、本日结存及代收票据，可完全掌握应收票据的流向，然后再核对支票代收簿。\r\n 五、银行存款：显示本公司目前现金的准位，由应收票据及银行存款是不是可以应付票据所需的资金，若有资金短期不足，可以提早做准备。\r\n 六、本日收到支票：注明是收到哪家业主的工程款，冲掉哪一张请款单。\r\n 七、本日开出请款单：作为应收帐款管制用。\r\n 八、零用金：每日零用金收支状况，每日放在出纳人员身上的零用金金额，依照个公司现金流量的需求，不要太多也不要太少，太多的话比较容易有弊端，也比较容易遗失，太少的话会造成会计常常跑银行，浪费时间。\r\n 会计日报表主要是要让管理人员精准快速掌握公司状况，所以各项字段还是要依各公司需求下去设计，设计出符合管理的表格。\r\n 上述皆是在谈如何快速管理与掌握，表格只是一个辅助工具，用心经营才是成功的不二法门，时间用在哪里成就就会在哪里。
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